E-ihale’nin tutarlı ve anlamlı tasarruf sağlaması 1990’ların sonundan bu yana ortalama %10-12 lik tasarruf oranları ile kanıtlanmıştır.
Bununla birlikte, bu tasarruflar “gerçekleşmiyor” değildir ve sonuçlar e-ihalenin nasıl yürütüleceğine göre değişir. En iyi tasarrufu yakalamak için,e-satınalma sürecini dikkatli bir şekilde seçmeniz, hazırlamanız ve yürütmeniz gerekir.
E-ihale sonuçlarınızı en üst düzeye çıkarmak için aşağıdaki faktörlere dikkat etmek gerekir,
Daha fazla tedarikçi= daha fazla tasarruf sağlaması
Doğru açık arttırma biçiminin seçimi
Tedarikçilerin E-ihale sistemi konusunda bilgilendirilmesi
Tedarikçilere doğru hedeflerin verilmesi
1. Daha fazla tedarikçi= daha fazla tasarruf sağlaması:
Açık eksiltme ve açık arttırma için tedarikçilerin sayısı önemlidir. Açık artırmalar ya da eksiltmeler için tasarruf oranı eklenen her ek katılımcı için yaklaşık 1 puan artmaktadır. Davet edilen tedarikçilerin yaklaşık % 60’ı etkinliğe gerçekten katıldığından, etkinliğinize doğru sayıda nitelikli firmatı davet ettiğinizden emin olun. Bunun, açık eksiltme ve açık arttırma için geçerli olduğunu, ancak Dutch ve Japon gibi diğer ihale türlerini kapsamadığını belirtmek önemlidir .
2. Doğru ihale biçimini seçin:
E-ihaleler, 1990’ların sonlarında bu yana uzun bir yol kat etti. Şimdi Dutch, Japan ve diğerlerini içeren birçok etkinlik biçimi seçeneğiniz var. Bir örnek olarak, daha az sayıda nitelikli isteklinin bulunması durumunda Japon ve Dutch açık eksiltmelerini kullanarak, doğru durumlarda duruma göre anlamlı iyileştirilmiş sonuçlar elde edebilirsiniz. Bu nedenle, önceden nitelikli tedarikçileriniz arasındaki rekabetçi durumun analizini yapmak ve ihale için doğru stratejiyi tanımlamak ve seçmek için ne kadar aktif katılımcı olacağını bilmek önemlidir .Sonunda bu sizin tasarruf oranınızı etkileyebilir.
3.Tedarikçilerin E-ihale sistemi konusunda bilgilendirilmesi:
Süreç ve teknoloji konsunda bilgisi olan tedarikçiler daha fazla katılım gösterebilmektedir. Daha faal katılımcıların sonuçlarını daha iyi bir şekilde yönebildiklerini göstermektedir. Her bir satırdaki tekliflerin sayısı arttıkça, etkinlikten elde edilen toplam tasarruf da artar.İhale sonuçlarını en üst düzeye çıkarmak için tedarikçiyi önceden hazırlamak ve eğitmek başarlı bir ihale ile için gereken ön şartlardan bir tanesidir.
4. Tedarikçilere doğru hedeflerin verilmesi:
E-ihale sürecinde , zaten teklif sahiplerini belirlediniz belki de mevcut tedarik tabanınızdan tedarikçileriniz seçtiniz. Tedarikçiler ne kadar çok satın alma sürecine hazırlanabilirse,fiyat konusunda daha kesin ve doğru rakamlara ulaşabilirler.
E-ihale tarihinden önce gerekli dökümanların tedarikçilerle paylaşılması,
Tedarikçilere satın alma ihalesini detaylarıyla anlatmak, (telefon görüşmesi veya toplantı gerçekleştirmek)
Tüm teklif sahiplerinin aynı bilgiye,dökümanlara sahip olmasını sağlamak
Bu uygulamaların çoğu iyi bir sonuç alabilmek için gereklidir ama firmalarn zaman ayırmaları gerekmektedir. Bu uygulamalar daha iyi bir e-ihale sürecine katkıda bulunurken, iyi bir e-ihalenin iyi bir tedarikçi bulmak ile başladığını unutmamak önemlidir. Ayrıca detaylı şartnamelere, rekabetçi bir tedarik havuzuna ve tedarikçi teklifini teşvik edecek özenle seçilmiş bir kategoriye sahip olmalısınız.