Kategori arşivi: E-ihale

Satın alma için yıllık tasarruf hedefi

Birçok satın alma organizasyonu, yılın ikinci yarısı başlayınca aynı meydan okumayla karşı
karşıyadır. Mali yıl başında hedefler  zaman içerisinde değişti. Ekibiniz çoklu projelerde gayretle
çalışıyor ancak gecikmeler yaşanıyor ve sonuç olarak yıllık  tasarruf hedefleriniz geride kalıyor.
Sonuçlarını hızlandırmanın yanı sıra, genel operasyonunuzu yıllık tasarruf ve uygunluk
hedefleriniz doğrultusunda yöneterek, bu geciken projelerle ilgili boşlukları doldurmanın bir
yolunu bulmaya  ihtiyacınız var.
Doğru tasarrufflar  için en kolay yol,  kategorileri iyi  tanımlamaktır. Hangi ürün gruplarının kısa
vadeli tasarruf için doğru  kaynaklara sahip olduğunu bulmanız gerekmektedir. Bu ürün grupları
için E-ihale  oluşturabilirsiniz.
Hızlı bir şekilde tassarruf elde etmenizi sağlayabilecek kategoriler;
Hizmet Anlaşmaları=  Servis,Yemek, Temizlik ve güvenlik  hizmetleri için
 
İnşaat ve Onarım = İndirekt malzemeler, Yeniden yapılan bakım, onarım çalışmaları,Mühendislik hizmetleri
Pazarlama Malzemeleri = Broşürler, promosyon ürünleri, baskı
Telekom ve Elektrik malzemeleri= Şirket içi telefon harcamaları
Nakliye  ve Ulaşım = Kara, deniz ve hava dahil
Bu ve buna benzer  kategorilere  öncelik vererek tasarruflarınızı  hızlandırabilir ve yıllık tasarruf
hedefinize ulaşmak için bir araç olarak kullanabilirsiniz.

E-ihale Sonuçlarını üst düzeye çıkarmak

E-ihale’nin  tutarlı ve anlamlı tasarruf sağlaması 1990’ların sonundan bu yana ortalama %10-12 lik tasarruf oranları ile kanıtlanmıştır.

Bununla birlikte, bu tasarruflar “gerçekleşmiyor” değildir ve sonuçlar  e-ihalenin  nasıl yürütüleceğine göre değişir. En iyi tasarrufu yakalamak için,e-satınalma sürecini dikkatli bir şekilde seçmeniz, hazırlamanız ve yürütmeniz gerekir.

E-ihale  sonuçlarınızı en üst düzeye çıkarmak için  aşağıdaki  faktörlere dikkat etmek  gerekir,

Daha fazla tedarikçi= daha fazla tasarruf sağlaması

Doğru açık arttırma biçiminin seçimi

Tedarikçilerin E-ihale sistemi konusunda bilgilendirilmesi

Tedarikçilere doğru hedeflerin verilmesi

1. Daha fazla tedarikçi= daha fazla tasarruf sağlaması:

Açık eksiltme ve açık arttırma için tedarikçilerin sayısı önemlidir. Açık artırmalar ya da eksiltmeler için tasarruf oranı eklenen her ek katılımcı için yaklaşık 1 puan artmaktadır. Davet edilen tedarikçilerin yaklaşık % 60’ı etkinliğe gerçekten katıldığından, etkinliğinize doğru sayıda nitelikli firmatı davet ettiğinizden emin olun. Bunun, açık eksiltme ve açık arttırma  için geçerli olduğunu, ancak Dutch  ve Japon gibi diğer ihale  türlerini kapsamadığını belirtmek önemlidir . 

2. Doğru  ihale biçimini seçin:

E-ihaleler, 1990’ların sonlarında  bu yana uzun bir yol kat etti. Şimdi  Dutch, Japan  ve diğerlerini içeren birçok etkinlik biçimi seçeneğiniz var. Bir örnek olarak, daha az sayıda nitelikli isteklinin bulunması durumunda Japon ve Dutch  açık eksiltmelerini kullanarak, doğru durumlarda duruma göre anlamlı iyileştirilmiş sonuçlar elde edebilirsiniz. Bu nedenle, önceden nitelikli tedarikçileriniz arasındaki rekabetçi durumun   analizini yapmak ve ihale  için doğru stratejiyi tanımlamak ve seçmek için ne kadar aktif katılımcı olacağını bilmek önemlidir .Sonunda bu sizin tasarruf oranınızı etkileyebilir.

3.Tedarikçilerin E-ihale sistemi konusunda bilgilendirilmesi:

Süreç ve teknoloji konsunda bilgisi olan tedarikçiler   daha fazla katılım gösterebilmektedir. Daha faal katılımcıların  sonuçlarını daha iyi bir şekilde yönebildiklerini göstermektedir. Her bir satırdaki tekliflerin sayısı arttıkça, etkinlikten elde edilen toplam tasarruf da artar.İhale sonuçlarını en üst düzeye çıkarmak için tedarikçiyi  önceden hazırlamak ve eğitmek başarlı bir ihale ile için gereken ön şartlardan bir tanesidir.

4. Tedarikçilere doğru hedeflerin verilmesi:

E-ihale sürecinde , zaten teklif sahiplerini belirlediniz   belki de mevcut tedarik tabanınızdan tedarikçileriniz seçtiniz. Tedarikçiler ne kadar çok  satın alma sürecine   hazırlanabilirse,fiyat konusunda daha kesin ve doğru rakamlara ulaşabilirler.

E-ihale tarihinden önce gerekli dökümanların tedarikçilerle paylaşılması,

Tedarikçilere  satın alma ihalesini  detaylarıyla anlatmak,  (telefon görüşmesi veya toplantı gerçekleştirmek)

Tüm teklif sahiplerinin aynı bilgiye,dökümanlara  sahip olmasını sağlamak

Bu uygulamaların çoğu iyi  bir sonuç alabilmek için gereklidir ama firmalarn zaman  ayırmaları gerekmektedir. Bu uygulamalar daha iyi bir e-ihale sürecine katkıda bulunurken, iyi bir e-ihalenin iyi bir tedarikçi bulmak ile başladığını unutmamak önemlidir. Ayrıca detaylı şartnamelere, rekabetçi bir tedarik havuzuna  ve tedarikçi teklifini teşvik edecek özenle seçilmiş bir kategoriye sahip olmalısınız.

Nakliye ve Lojistik alanında E-ihale Kullanımı

E-ihale sisteminin istatistiklerinde  gösterildiği gibi, Nakliye ve lojistik alanında e-ihale hacminin ve tasarrufların arttığı görülüyor.

Nakliye ve lojistik e-ihale için uygun bir kategoridir.

Veri yoğun ihale

Standartlaştırılmış ürün açıklamaları

Büyük ve rekabetçi tedarikçi havuzu

Nakliye ve lojistik   e-ihale  için uygun olmadığının düşünülmesi lojistik kaynakların sıklıkla stratejik satın alma  departmanı tarafından yönetilmemesi ve E-ihale sürecine  daha basit kategorilerle başlamasının istediği gerçeğine dayanmaktadır.

Bununla birlikte, e-ihale platformları ihtiyacınız olan tüm karmaşıklığı halledebilir ve lojistik harcamalarınızı bu şekilde yönetebilirsiniz.

Lojistik harcamaları için , E-satınalmanın  gittikçe artan bir şekilde benimsenmesinin anahtarı, platformun büyük miktarda veriyi işleme kabiliyetine sahip olmasıdır. Lojistik teklifleri doğası gereği birçok gereklilik, kaynak / varış noktası detayları yüzünden karmaşıktır. Büyük miktarda veriyi kolayca toplamak, organize etmek ve değerlendirmek ve kararları desteklemek için kullanabileceğiniz bilgilere dönüştürmenizi sağlar.

Büyük ölçekli çerçeve anlaşmalarının yerine getirilmesi genellikle iyi olsa da, sıklıkla nakliye ihtiyaçlarınızı karşılamak için spot anlaşmalar yapmanız gerekecektir. Müşterilerimizin çoğu, spot müzakereleri yapmak için e-ihale kullanmaktadır.

Bir e-satınalma  platformunun lojistik harcamaları için kullanmanın en önemli avantajlarından biri,  hem spot satın alımlar hem de düzenli olarak planlanan ihtiyaçlar için gerektiği gibi yenilemek ve tekrar etmektir.

Genelde firmaların Nakliye ve lojistik alanında  çok büyük harcama yaptığı göz önüne alındığında, Tasarruflardan yararlanmak için e-ihale sistemini deneyebilirsiniz.

E-ihale sistemini Ektin Şekilde Kullanmak

Bir e-satınalma yazılımına kaydolmak aslında amaç değildir önemli olan yazılımı etkin şekilde kullanabilmektir.

Satınalma departmanları için bir numaralı hedef genellikle tasarruflardır. E-ihale ise o hedefe  en hızlı ve en iyi şekilde ulaşmak için bir araçtır.

O hikaye tanıdık gelebilir,

Bir egzersizin sizin için iyi olduğunu biliyorsunuz; Geçmişte bunu zaman zaman yaptınız ve sonuçlarını hep gördünüz.

Bununla birlikte, günlük yaşam koşuşturması sizi geride bırakıyor ve spora yapabileceğiniz bir program olmadan istediğiniz sıklıkta gitmiyorsunuz.

Yani, bir şey ödemenin sorunu çözeceğini umarak yıllık bir spor salonu üyeliğine sahip olursunuz.

Ancak bunu günlük rutininizin bir parçası haline getirmeksizin gerçekleştirmek zordur.

Egzersiz gibi, e-ihale de kanıtlanmış ve sonuçları  iyi belgelendirilmiştir.

% 12-20 tasarruf

Şeffaflık  vb

Aberdeen Group’a göre

Uluslararası Firmaların  % 68’i e-satınalma sistemi kullanıyor, diğerlerinin % 45’i bu sistemi kullanıyor.

Maliyet azaltma , Satınalma ekipleri için en önemli konuların başında gelmektedir, ve geçen yıla göre  %20 oranında bir önem kazanmıştır.

Stratejik satınalma, çoğu satın alma departmanı için en önemli tasarruf kaynağıdır.

Tasarruflar, en iyi tedarik performansı ölçütü olmaya devam ettiği için,satınalma  ekibinin yeteneklerini ve sürecini geliştiren (ve sonuçları iyileştiren) araçlara ve kaynaklara yapılan yatırım mantıklıdır.

Bütün bunlar göz önüne alındığında, çoğu kuruluşun e-ihale  platformlarından tam olarak faydalanamaması neden? Yapılan araştırmalara göre şirketler yapabileceklerinden daha az elektronik ihale yapmaktadırlar.

Peki, kuruluşunuzun e-satınalma araçlarını daha etkin kullanmasını nasıl sağlayabilirsiniz? Spor salonundan öğrendiğiniz dersleri kullanın:

Kolaylaştırın(süreçleri)

Onu günlük rutinin bir parçası yapın

Uzman desteği mevcut  bulunsun

Hedefleri belirleyin ve onları takip edin

Bu basit adımları izlerseniz, yılda 10 e-ihale etkinliğinden 50 veya daha üzerine çıkabilirsiniz.

E-ihale,Elektronik ihale Uygulamaları

Elektronik ihale artık dünyada olduğu gibi Türkiye’de de etkisini ve gücünü göstermeye başladı. Hemen hemen tüm büyük firmalar e- ihale sistemi ile tedarik zincirini iyileştirip güçlendiriyor. Sadece Türkiye’de değil dünyadaki büyük satın alma gücüne sahip firmalar ile buluşma imkanı sağlayabiliyor. Birden fazla tedarikçinin bulunduğu e- ihale platformunda bütün tedarikçi firmaar birbirinin alım gücünü görebildikleri için de haksız bir rekabet ortadan kalkarken tedarik zinciri oluşturmak isteyen firma için de çok iyi bir kazanım sağlanıyor. E- ihale hizmeti veren firmalar çok iyi seçilmeli ve çok iyi bir raporlama süreci sunmalıdır ki bu sistemi kullanmak isteyen firma en iyi kazanımını sağlayabilsin.

E-ihale yöntemlerine ve uygulamalarına bakıldığında bu avantajlar göze çarpıyor. İyi bir ihale sonucunda yüksek kazanım, şeffaflık, doğru rekabet,iyi bir raporlama vb e- ihale uygulamalarında bu avantajlar sağlanırken şirketler de e- ihale yöntemini kullanarak bu uygulama ile gelişmeye devam ediyorlar. Bu sayede de e- ihale uygulamaları da Avrupa’da olduğu gibi ülkemizde de gelişerek ve hızla yayılarak büyüyor. Bu da tedarik zinciri için  en iyi fiyat teklifi anlamına gelebiliyor.

Elektronik ihale bir şirketin tedarik zincirini alımındaki en son aşamadır. E-ihale uygulamasında alım konusunun başarılı olabilmesi için öncesindeki hazırlık aşamaları büyük önem taşımaktadır. Alıcı firmanın ihaleden kazançlı sonuç alması için iyi bir hazırlık sürecinden geçmiş olması gerekir. Satın alma işlemleri sırasıyla satın alma talebinin yetkililere ulaşması ile başlar ve devam eder. Bundan sonraki adım ise idari ve teknik şartların belirlenmesidir. Alım sürecinde hizmeti belirlenen şartlara göre tedarik edecek ve tedarik zincirini oluşturacak firmadan ilk teklifler alınır. Bu süreç ile e- ihale uygulaması devam eder. Tedarik zinciri oluşturmak isteyen firmaların ihalesine yapılan bu teklifler değerlendirildikten sonra e-ihale sürecine geçilir.  Alımın e-ihale ile sonuçlandırılması içi uygun koşulların sağlanması ve kazancın bu uygulama çerçevesinde olması son derece önemlidir. E- ihale sürecine dahil olacak firmalar ile teknik bilgiler eksiksiz ve eşit şekilde paylaşılmalıdır. Eksik bilgi ve yanlış bilgi ihalenin başarısızlığına neden olabilir. Bu yüzden iyi bir elektronik ihale hizmeti veren firma ile çalışmak önemlidir. Tedarik zincirini satın almak isteyen firma tekliflerini hep belirli düzeyde yapmalıdır. Yani verdiği teklifler arasında uçurum var ise bu olumsuz bir sonuçlanmaya neden olacağı için başından beri verdiği teklifte istikrarlı sürekli artan ya da azalan bir teklif sunmalıdır. Satın almayı isteyen firmalar arasında kalite, içerik ve teknik açıdan eşitlik olması söz konudur. E- ihale uygulamasında şartlar her zaman eşit olmalıdır.

E-ihale uygulamasının başarılı olabilmesi için aynı zamanda da tedarikçi firmanın yani ihaleye katılacak satın alma gücüne sahip olan firmaların sayısının yeterli olması gerekir. En az iki firma ile ihale yürütülmelidir ki iyi bir rekabet ortamı sağlanabilsin ve tedarikçi firmalar eşit şekilde rekabet ederken alıcı  firma da kazanımını sağlayabilsin. E-ihale uygulaması son bulduğunda ve ihale sonuçlandığında alımı gerçekleştiren firmanın kararını tedarikçi firmalara bildirmesi, bir sonraki alım süreçlerini de etkileyecektir. Kalite buna göre artacak ve e-ihale sistemine talep de buna doğru orantılı olarak yükselecektir.

E- ihale uygulamalarında satın alma güçlerini kontrol edebilmek ve adil bir rekabet platformunda satın alma gerçekleştirmek firmalar için büyük avantaj sağlamaktadır. Firmaların e-ihale uygulamalarında kazanım sağlayabilmesi yine belirtilen kriterlere uyması ile olabilir. Yine de dünyada ve  Türkiye’de bir çok büyük şirket tarafından uygulanan bu yöntem doğru yol izlendiği taktirde asla kaybetmeye olanak vermeyecektir.

E- İhale ,Elektronik İhale Nedir?

Artık günümüzün en popüler kullanım ağı internet. Bütün işlerimizi gördüğümüz  ve bütün ihtiyaçlarını karşılayan en büyük mecra diyebiliriz. Sadece çok büyük uluslararası şirketler değil aynı zamanda orta seviyede hatta yeni kurulumunu tamamlamış şirketler bile artık görüşmelerini internet üzerinden güvenceli şekilde gerçekleştiriyor.

Şirketler hakkında bunlardan bahsettikten sonra E-ihale sisteminden de bahsetmek lazım.

E-ihale yine yukarıda belirttiğimiz gibi şirketlerin zamandan kazanmak ve satın alma işlerini hızlı şekilde birçok tedarikçiye ulaştırmak amacı ile oluşturulan bir platformdur. En büyüğünden en küçüğüne kadar tüm şirketler bu elektronik ihaleye katılabilir ve fiyat teklifinde bulunabilir. Satın alma yapan firmalar kazancını kaybını çok iyi hesaplayabilir.E-ihale platformunun en büyük yararı ise zamandan büyük kazanç sağlamasıdır. Zamandan kazanç bir şirket için çok büyük avantaj anlamına gelmektedir. Aynı zamanda ulaşabileceğinizden fazla şirkete satın alma işleminde ulaşabilirsiniz. Çünkü bütün tedarikçi firmalar sizin elektronik ihalenize bir bilgisayar ile ulaşabilecektir.

Günümüzde e-ihale yöntemini kullanarak işlerini geliştiren bir şirkete örnek verecek olursak, şirket bu yöntemin bütün tedarikçilere adil bir rekabet ortamı sağlandığını da açıklıyor. E-ihale yöntemi  sadece birkaç saat bazen de 10 dk gibi kısa sürede gerçekleştirebiliyorlar. Bu yüzden teknolojinin avantajlarını çok iyi kullanmayı başarabiliyor. E-ihale yöntemi ile tedarikçilerinize adil bir satınalma ortamı oluşturabilirsiniz.

Elektronik ihale platformunda rakipler birbirlerinin fiyatlarını ya da sıralamalarını görebildikleri için kendi fiyatlandırmalarını da düzeltip değiştirme imkanı bulabiliyorlar. Bu sayede Tedarik Zinciri’ni oluşturulmasını isteyen firma için büyük mali kazanç meydana geliyor. Bütün firmaların satın alma fiyatını görmek ve bunu bir platformda düşünerek süzgeçten geçirmek önemlidir. E-ihale yönteminde tedarikçi  firmalar ihaleye verdiği teklifi görebiliyor. Her şey büyük bir şeffaflık içerisinde gerçekleşiyor.

Yurtdışıda oldukça yaygın olarak kullanılan elektronik ihale Türkiye’de henüz istenilen seviyeye gelmedi gibi görünüyor. Tüm şirketler kendi büyümelerinin daha hızlı olmasını istiyorsa elektronik ihale yöntemine uyumunu da hızla oluşturmalıdır. Bu sayede gelişim ve kazanç sağlanabilir. Avrupa’da ve Amerika da  şirketlerin  yoğun olarak kullandığı bir sistem e-ihale yöntemi.

E-ihale yöntemi ilk olarak 2002 yılında başladı. 2006 yılında ise büyük ölçüde gelişimini tamamladı. 2008 yılındaki büyük krizden sonra ise artık tamamen yaygınlaştı ve şirketler tarafından kullanılmaya başlandı. Çünkü dediğimiz gibi amaç büyümeyi ve maddi kazanç devinimini hızlandırmaktı.  Dünya’da ve Türkiye’de profesyonelleşmiş şirketler e-ihale sistemini kullanmaya başladılar.  Bu şirketler tedarikçi firmalar için e-ihale hizmeti sunuyor ve ortamı oluşturuyor. Bu konuda danışmanlık almak, profesyonel  kişilerden eğitim almak da öneli bir konu haline geliyor.

Bu platformda ihalenizi açmanız için e-ihale hizmeti alacağınız şirkete bilgileri vermeniz yeterli oluyor. Artık ihale gününü bekleyip ihale sonucu size ulaştırılıyor. Sonrasında ise gerekli adımlar izlenerek ihale sizin için kazançlı olarak sonuçlanıyor.

E-ihale yaratmak istediğiniz zaman ilk olarak şartnameleri ve e-ihaleye katılmasını istediğimiz tedarikçilerin listesini e-ihale hizmetini aldığınız şirkete bildiriyorsunuz. Tedarikçiler belli bir tarihe kadar şartnameleri inceliyor ve e-ihale için tekliflerini hazırlamaya başlıyorlar. Daha sonra belirlenen tarih, ve saatte e-ihale başlıyor. Yeni bir teklif revizyonu gelmemesi durumunda ihale sonuçlanıyor. Şirket tarafından ihale size raporlanıyor.